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CAFC: constitution rewrite brings challenges

The Canadian Association of Fire Chiefs (CAFC) has a new constitution and bylaws.

Why is this important to you?

Look at it this way; if the CAFC hadn’t changed its constitution and bylaws, it would have ceased to exist.

As a result of the changes, the board of directors now has a new structure; presidents of provincial fire chiefs associations will now become an advisory council to the CAFC instead of automatically becoming directors. As well, committees will be completely restructured to meet the requirements set out by the new constitution and bylaws.

Why did this have to happen?

The new Canada Not-for-profit Corporations Act was passed by Parliament and given royal assent on June 23, 2009, with different portions coming into effect at various times over five years. There are about 19,000 not-for-profit corporations in Canada registered under the Canada Corporations Act, which have until Oct. 17 to become compliant with the new act. Not-for-profit corporations that fail to file certain details with the Justice Department before then will cease to exist.

A vote by CAFC members to adopt the new bylaws on March 24, 2014, was the culmination of more than four years of work. Now that the CAFC is compliant with the act, it’s amazing to see how far we’ve come. The truth is that members of the CAFC’s resolutions, bylaws and constitution committee thought the restructuring process would be fairly simple and that all we would have to do was amend the existing constitution and bylaws to become compliant; so we worked over the first couple years to do just that.

But, over time, committee members came up with pages and pages of both major and minor changes. The scale of the process became evident as each change had to be voted on and approved separately by CAFC members. The logistics and timeframe were becoming increasingly daunting. And there was no guarantee that all the changes the committee members proposed would make the CAFC fully compliant.

Even to those of us crafting and proposing the changes, the process was confusing at times. How were we going to effectively communicate the ins and outs of each and every amendment to members?

In April, 2013, the CAFC hired John-Paul Cody-Cox as the executive director. Cody-Cox brought with him a wealth of experience working with national governing bodies and not-for-profit corporations, including Volleyball Canada and Speed Skating Canada. He quickly realized that time was not on our side.

We needed to move forward fast.

With the blessing of the board, Cody-Cox engaged Steven Indig of Sport Law and Strategy Group, a legal firm with extensive experience with the not-for-profit act. Cody-Cox and Indig conducted a complete review of the existing constitution and bylaws and evaluated the work the committee had completed. However, Cody-Cox and Indig ultimately advised the committee that the best course of action was to stop trying to make amendments to the existing structure and to draft a completely new constitution and bylaws.

Due to time constraints, the board set up a committee consisting of Cody-Cox, CAFC President Stephen Gamble, membership committee chair Gary Barnes and me – chair of the resolution, bylaws and constitution committee, with Indig as an advisor. The committee put together a plan to meet the required deadlines and allow for time to go back to the membership during the process if necessary.

The first step occurred at the CAFC’s annual general meeting in Regina in September 2013 when the membership adopted a change from eight classes of membership to one class. This ensured that future changes could be carried out with just one membership class. At this time, the revision process was explained to CAFC members and the importance of following the schedule was emphasized.

Work continued into 2014 with a number of committees reviewing the proposals and making comments and recommendations. In February and March, two webinars were conducted with members to explain the changes and the process for adoption. Even at this time, some minor changes were being made to the document to ensure it met our members’ expectations and was still compliant.

Then, on March 24, the CAFC made history by conducting its first electronic vote (welcome to the 21st century!); the new bylaws were adopted by a vote of 115 to three.

The work didn’t stop there.

Those necessary details mentioned earlier – known as articles of continuance – were filed with the Department of Justice along with a copy of our new bylaws; these have been approved, allowing CAFC to continue as a not-for-profit corporation.

Now the next steps begin.

Our nominations committee must change the process for nominations and elections to follow the new bylaws. The board of directors has a whole new structure that will be fully implemented following our 2014 AGM. The presidents of the provincial associations will make up the advisory council, which requires terms of reference.

A new committee structure must be established to meet the requirements set out by the new bylaws.

New internal jurisprudence will also evolve. On
occasions when the new bylaws are questioned, the resolutions, bylaws and constitution committee must determine how the bylaws are to be interpreted. Interpretations of the past bylaws will no longer be applicable.

Finally, because the CAFC is a national organization, an official French translation of the new constitution and bylaws will be prepared.

If you were to compare the new constitution and bylaws of the CAFC with the original draft that was adopted when the CAFC was first incorporated in 1965, you would see two entirely different documents; they’ve been amended and changed numerous times over the decades in order to meet the evolving needs of our organization and society at large.

The new bylaws are no different; they are not perfect. Time will tell what changes need to be made to keep up with the evolving needs of the association.

As before, any member can propose amendments to the bylaws, and there is a mechanism that outlines the process to allow for new amendments, as long as they are legal and compliant with the NFP Act.

Over the years, the CAFC has evolved to include the provincial associations, has become the Canadian division of the International Association of Fire Chiefs, and has partnered with the Institution of Fire Engineers, Canada Branch, for our chief fire officer program.

The CAFC has also become a trusted voice of the fire services in Canada, to which successive prime ministers and governments have turned to for input and advice.

There were many mixed emotions for those of us who led this change over the past few years. Mostly, there has been an overwhelming sense of relief that this part of the process is over and the CAFC can move forward knowing it is compliant with the new Canada Not-for-profit Corporations Act. However, we also realize there’s much still to be done.

Throughout this quick evolution, the board of directors has been adamant that, while the CAFC may have to change its structure, it will not sacrifice its commitment to inclusiveness or its representation of Canadian fire
services from coast to coast to coast.

We believe we have accomplished this and eagerly look forward to the work ahead.

Fire Chief Denis Pilon, CD, CFO, is the chief of the Swift Current Fire Department in Saskatchewan and is the chair of the CAFC’s resolutions, bylaws and constitution committee. Contact him at d.pilon@swiftcurrent.ca and follow him on Twitter at @DMPilon

Réécrire les Statuts pose un défi
L’Association canadienne des chefs de pompiers (ACCP) a de nouveaux Statuts et règlements. Pourquoi est-ce important pour vous?

Considérons les choses sous cet angle : si l’ACCP n’avait pas modifié ses Statuts et ses règlements, elle aurait cessé d’exister.

Suite à ces modifications, le Conseil d’administration est dorénavant doté d’une nouvelle structure. Les présidents des associations de chefs de pompiers provinciales constitueront désormais un Conseil consultatif de l’ACCP plutôt que de devenir automatiquement directeurs. En outre, les comités seront complètement restructurés afin de répondre aux exigences établies par les nouveaux Statuts et règlements.

Pourquoi fallait-il le faire?

Le Parlement a adopté la nouvelle Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif qui a reçu la sanction royale le 23 juin 2009. Diverses composantes entreront en vigueur à différents moments, sur une période de cinq ans. Il y a environ 19 000 sociétés à but non lucratif au Canada enregistrées en vertu de la Loi sur les corporations canadiennes. Elles ont jusqu’au 17 octobre pour se conformer à la nouvelle loi. Celles qui omettront de produire certains détails au ministère de la Justice avant cette date cesseront d’exister.

Le vote des membres de l’ACCP en faveur des nouveaux règlements tenu le 24 mars 2014 était le résultat de plus de quatre années de travail. Maintenant que nous sommes conformes à la loi, il est étonnant de constater tout le chemin parcouru. En vérité, les membres du Comité sur les résolutions et les statuts et règlements de l’ACCP avaient, au départ, l’impression que le processus de restructuration serait assez facile. Après tout, il suffisait de modifier les Statuts et les règlements pour être en conformité. C’est exactement ce à quoi nous avons consacré les quelques premières années.

Au fil du temps, nous nous sommes retrouvés avec des pages et des pages de modifications, tant majeures que mineures. Les membres de l’ACCP devaient voter sur chaque amendement séparément, aux fins d’approbation, et l’ampleur du processus est devenue évidente. La logistique et l’échéancier ne faisaient que se compliquer. Et toutes ces propositions d’amendement ne garantissaient nullement notre conformité complète.

Le processus prêtait parfois à confusion, même pour ceux d’entre nous chargés de rédiger et de proposer des modifications. Comment communiquer efficacement tous les tenants et aboutissants de chaque amendement aux membres?

En avril 2013, l’ACCP embauchait John-Paul Cody-Cox au poste de directeur général. Ce dernier possédait une vaste expérience de travail au sein d’entités gouvernantes nationales et de sociétés à but non lucratif, y compris Volleyball Canada et Patinage de vitesse Canada. Il s’est vite rendu à l’évidence, le temps n’était pas de notre côté.

Il fallait faire vite.

Avec la bénédiction du Conseil d’administration, M. Cody-Cox a retenu les services de Steven Indig du Sport Law and Strategy Group, un cabinet d’avocats ayant une vaste expérience de la loi sur les organisations à but non lucratif. John-Paul et M. Indig ont procédé à un examen complet des Statuts et règlements existants et du travail effectué par le Comité. À leur avis, le meilleur plan d’action était d’arrêter de tenter d’apporter des modifications à la structure existante. Il valait mieux rédiger de nouveaux Statuts et règlements.

En raison des contraintes de temps, le Conseil d’administration a mis en place un comité composé de John-Paul, du président de l’ACCP, Stephen Gamble, du président du Comité d’adhésion, Gary Barnes, et de moi, président du Comité sur les résolutions et les statuts et règlements. M. Indig agissait à titre de conseiller. Le comité a élaboré un plan visant à respecter les délais et à nous accorder du temps pour consulter les membres pendant le processus, si nécessaire.

Le coup d’envoi était donné lors de l’Assemblée générale annuelle de l’ACCP qui se tenait à Régina en septembre 2013 au cours de laquelle les membres ont adopté la modification prévoyant une seule catégorie d’adhésion plutôt que huit. Nous étions ainsi en mesure d’apporter tout changement futur en ne tenant compte que d’une seule catégorie d’adhésion. Nous expliquions alors le processus de révision aux membres de l’ACCP, tout en soulignant l’importance de respecter les échéanciers.

Le travail s’est poursuivi en 2014. Plusieurs comités ont examiné les propositions, ont fait des commentaires et ont formulé des recommandations. En février et en mars, deux webinaires ont été organisés à l’intention des membres pour expliquer les amendements et le processus d’adoption. Jusqu’à la dernière heure, des modifications mineures ont été apportées au document pour répondre aux attentes de nos membres tout en demeurant conforme.

Le 24 mars, l’ACCP entrait dans le 21e siècle en procédant au premier vote électronique de son histoire. Les nouveaux règlements ont été adoptés par un vote de 115 à trois.

Mais, ce n’était pas fini.

Les détails nécessaires mentionnés ci-haut, ou statuts de prorogation, ont été déposés auprès du ministère de la Justice, accompagnés d’une copie de nos nouveaux règlements. Ceux-ci ont été approuvés et l’ACCP peut donc continuer d’opérer en tant que société à but non lucratif.

Nous devons maintenant passer aux étapes suivantes.

Notre Comité des candidatures doit modifier le processus de mise en candidature et les modalités d’élection afin de refléter les nouveaux règlements. Le Conseil d’administration est doté d’une toute nouvelle structure qui sera pleinement mise en œuvre après l’AGA de 2014. Les présidents des associations provinciales formeront le Conseil consultatif. Il faudra lui attribuer un mandat.

Une nouvelle structure de comités devra être établie pour répondre aux exigences stipulées aux nouveaux règlements.

Une nouvelle jurisprudence interne s’ensuivra. Dans les instances où les nouveaux règlements sont remis en question, le Comité sur les résolutions et les statuts et règlements devra trancher puisque l’interprétation des anciens règlements ne s’appliquera plus.

Enfin, l’ACCP étant une organisation nationale, nous procéderons à la traduction officielle, en langue française, des nouveaux Statuts et règlements.

Si vous deviez comparer les nouveaux Statuts et règlements au projet initial qui a été adopté lorsque l’Association a été constituée en 1965, vous auriez deux documents complètement différents. Ils ont été amendés et modifiés plusieurs fois au cours des décennies afin de répondre aux besoins changeants de notre organisation et de la société en général.

En cela, les nouveaux règlements ne sont pas différents. Ils ne sont pas parfaits. Le temps nous dira quelles modifications apporter pour garder le pas en ces temps changeants et pour répondre à l’évolution des besoins de l’Association.

Comme avant, tout membre est libre de proposer des amendements aux règlements. Il existe un mécanisme qui décrit le processus d’adoption de nouveaux amendements, tant et aussi longtemps qu’ils sont légaux et conformes à la Loi BLN.

Au fil des ans, l’ACCP a évolué et inclue dorénavant les associations provinciales. Elle est devenue la division canadienne de l’International Association of Fire Chiefs et elle a établi un partenariat avec la succursale canadienne de l’Institution of Fire Engineers, dans le cadre duquel notre programme de chef d’état major est administré.

L’ACCP est également devenue la porte-parole de confiance des pompiers du Canada, auprès de laquelle une succession de premiers ministres et de gouvernements ont sollicité commentaires et conseils.

Ceux d’entre nous à la tête de ces changements, sommes submergés d’émotions mixtes. Nous sommes surtout extrêmement soulagés d’en avoir terminé avec cette phase du processus et de savoir que l’ACCP est dorénavant en conformité avec la nouvelle Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif. Mais, nous savons qu’il reste beaucoup à faire.

Tout au long de cette rapide évolution, le Conseil d’administration a été catégorique : même si l’ACCP devait modifier sa structure, elle ne sacrifierait pas son engagement envers l’inclusion ou la représentation des services d’incendie du Canada d’un océan à l’autre.

Nous pensons avoir réussi et nous sommes impatients de poursuivre le travail.

Denis Pilon est chef des pompiers et directeur de la gestion des urgences à Swift Current, en Saskatchewan. Vétéran de 31 années dans les services des incendies, il a aussi été chef des pompiers de Melville et de Weyburn, en Saskatchewan. Il est président du Comité sur les résolutions, les statuts et les règlements de l’ACCP. Il représente l’ACCP au Comité sur les résolutions, les statuts et les règlements de l’IAFC. Vous pouvez communiquer avec Denis au d.pilon@swiftcurrent.ca et le suivre sur Twitter @DMPilon